新闻

  |  手机版

收藏网站

投稿QQ:1745232315

IT专家网,汇聚专业声音 解析IT潮流 IT专家网,汇聚专业声音 解析IT潮流

网络

专家视点在现场环球瞭望
IT专家网 > 新闻

惠普Flow MFP:南京弓箭玻璃的文印好管家

作者:CC出处:IT专家网2013-04-22 09:38

  作为餐桌艺术领域的世界级领袖企业和全球玻璃、水晶制品行业的顶尖制造型企业,“弓箭国际”拥有玻璃制造的尖端技术,为全世界用户提供高质量的餐桌用品和装饰品。弓箭玻璃器皿(南京)有限公司(以下简称“南京弓箭玻璃”)是其于2003年在中国成立的子公司。公司成立以来,为中国玻璃零售市场带来了诸多价格合理、品种丰富、质量上乘的日用玻璃器皿产品。

  2008年以来的经济衰退,给各行各业都蒙上了一层阴影,传统制造业更是首当其冲。虽然2010年以来经济慢慢复苏,但是高效率、低成本依然是每一个企业努力追求的方向。对于企业管理者来说,在提升工作效率的同时降低成本则成了提高企业盈利能力的关键。

  南京弓箭玻璃也不例外。一直以来,提升效率、简化工作流程,提高企业竞争力是其孜孜以求的目标。为了实现该目标,南京弓箭玻璃进行了积极探索。为了有效控制成本,提高管理效率,他们很早就采用了“集中式文印管理方案”。如今,惠普刚刚推出的企业级Flow MFP流程化文档管理方案让南京弓箭玻璃的传统企业办公方式,焕发了新的活力。

  高效整合 智能理家

  作为一个业界顶尖的产品、服务提供商,除了日常的办公文印外,整个采购、供应链环节的配送管理、检运管理、公司财务管理、物流管理等都会生成大量的打印、扫描、传输的需求,也给公司的文印系统带来了很大的挑战。

  以法律文件的电子存档为例,原来利用单一功能的设备如打印机、扫描仪时,财务室的职员需要先把一份法律文件通过扫描仪传送到个人电脑,再通过个人电脑进行编辑,最后发送到公司的文件服务器上。在这样的工作流程中,所有的操作、修改工作都体现在PC端。职员们需要奔走在多种不同的设备之间,工作效率必然大打折扣。

  事实上,企业内部所有的工作都是在做同一件事,就是信息的采集、加工、存储和输出,这是一个信息流,也是一个工作循环。它不是静止的,而是流动的,就像河流一样。传统一体机只能扫描、复印、打印,只完成了“内容采集”和“内容交付”两个环节。而Flow MFP流程化文档管理方案就是基于工作流的理念设计出来的,它不只局限于基本的文印工作,还能更好地完成文档流转、索引和存储。

  惠普Flow MFP理念的引入,帮助南京弓箭玻璃真正架起了一个纸张与数字化工作流程之间的桥梁,大大简化了整个工作流程。

  引入惠普Flow MFP流程化文档管理方案之后,同样是法律文件的电子存档工作:首先,财务室的职员还是跟以往一样将相关文件通过惠普Flow MFP进行扫描,工作人员现在可以在扫描完成后直接发送到专门的文件服务器进行分类存档或者通过邮件发送给上级领导进入审批流程。

  其次,这些过程并不需要PC端的参与,不同级别的工作人员可以根据自己的用户权限上传资料。

  每天的订单多,财务监控工作量非常大。“我们必须缩短财务审批流程,才能降低资金占用,提高资金使用效率。” 作为南京弓箭玻璃公司的IT部门信息系统经理,王先生认为,在引入惠普Flow MFP流程化文档管理方案之后,工作流程较以往有了相当大的改变。

  惠普Flow MFP流程化文档管理方案的开创性,还表现在“内容保留”上。它不是简单的数据存储,而是利用其内置的字符识别系统,配合我们公司的文档管理系统,像图书馆一样,把文档有序地索引分类,形成最便于查阅的留存模式。“比如年底,财务部要管理大量报表,销售部要经手很多合同,生产部门要面对无数订单。这些过去都要人工分类,或用业务系统的数据库分类,相当繁琐。现在惠普Flow MFP在完成扫描、复印的同时,数字文档就可以分门别类地自动存放到指定的网络文件夹里。每个部门都可以在权限内,马上调用自己需要的文档。你说这得省多少人力成本?”

  “而工作效率上的亮点,也是惠普Flow MFP吸引我们的地方。它的自动文档进纸器有100页的超大容量,像我们这种有很大文印工作量的企业,这个设计绝对是必不可少的。它不仅快,而且贴心。在我们大量扫描不同尺寸和厚度的纸张时,它的EveryPage超声波双张进纸检测技术,也能保证不遗漏任何一页文件。让工作顺手又顺心!”

  王先生谈到,像南京弓箭玻璃这样的制造型企业,为用户提供上乘的玻璃制品是其主业,所以需要将辅助设备及流程,如IT、文印等辅业尽可能地简便化、流程化,充分保证效率,同时减少成本投入。“应该说Flow MFP在和所有Office应用的联接过程中都表现得非常简便且流畅。曾经我们对数码复合机的固有概念是单次的扫描、传输及单次的打印,而Flow MFP提供的是一整套整合的、流程化的办公管理解决方案。比如扫描文档的发送,曾经需要通过本人邮件或本地服务器进行编辑检查以及输入备注内容,才能将扫描文档发送至目的地; 而现在仅需通过Flow MFP就可以把文件扫描并输入备注内容等,然后直接发送至最终目的地,无需开启PC,这种工作的简化和效率的提高是我们最需要的。”

  安全文印 专业防护

  集中打印在带来了效率的提高、成本的降低之外,也为南京弓箭玻璃器皿在打印安全性方面带来了一些挑战。“集中打印方式确实会大大降低管理及办公成本,但也会带来一个问题——能否保证文档的安全性。因为有些敏感数据如果直接通过集中打印输出,很容易由于种种管理原因,增加数据或内容安全方面的风险,尤其是作为全球领先的业界产品及服务提供商,每天产生的大量订单及相应的采购合同是公司最重要的资料和数据。因此,文印安全对公司的运营也是至关重要的。”王先生介绍,以往各个部门出于设备局限性和安全性的考虑,会在每个办公室配备一台打印机、一台传真机和一台复印机,但这样做显然发挥不了“集中式文印”带来的成本节省优势。

  在引入惠普Flow MFP流程化文档管理方案之后,南京弓箭玻璃器皿在安全防护方面的担忧逐渐消退。放置一台惠普Flow MFP设备在办公区域内,不同级别的工作人员根据自己设定的打印密码,在Flow MFP设备上直接操作打印。不用担心涉密文件被打印后弃之不顾,而且工作人员可即时将扫描所获得的文件直接传送到专门的文件服务器,减少了中间流程,保证文件的完整性。

  说到内部安全,它还支持LDAP这样的嵌入式用户身份验证,能通过硬件集成接口,搭载其他安全解决方案,比如QR码验证技术。王先生笑着谈到:“在我们公司,每个员工都会在手机上下载一个专用APP,只有在需要时对着一体机上的QR码一扫,才能打印个人权限下的文档。这避免了员工忘拿机密打印件的风险,又不会造成跨部门、跨级别的内部泄密。内部外部双保险,当然放心!”

  惠普Flow MFP数码多功能一体机在身份管理、数据传输和使用控制等多个环节都配备了严密细致的安全保护措施,而且也提供了一系列安全打印解决方案,包括安全硬盘、成像打印安全中心和用户身份识别和验证等,以此提升安全性和控制打印成本,尤其适合银行、律师行和股票交易所。

  精“打”细算 勤俭持家

  作为高度依赖办公文印设备的制造行业,文印系统的表现将直接影响到整个办公系统的成本支出。

  南京弓箭玻璃在实施信息化方案之初,曾配备过六十多台打印设备,供给多个部门使用。王先生描述当时每天都需要派人来回巡视,一个结点出现问题,整个系统都要受到影响。管理整个打印系统耗费的时间、精力及人力成本经常让他头疼不已。

  当引入传统的集中文印设备之后,设备的数量锐减到十多台。如今在引入了惠普Flow MFP数码多功能一体机之后,整个文印系统变得更加精简、高效。现在维护人员只需要负责公司内的几台Flow MFP设备,就可以保证大部分办公室的打印需求。当出现设备故障时,Flow MFP还会自动向监控人员发送报警信息,做到及时提醒、及时解决,这和传统文印设备需要定时查看的维护模式相比更加有效率。

  而更直观的成本减低,是在硬件投入方面。“可以想象,每个办公室都有一台打印机,天天都在不停地使用耗材,这个费用是相当高的。”王先生说到,“而当初我们之所以选择集中式文印管理方式,第一考虑的就是成本因素。因为集中文印管理之后,我就可以保证所有的文档都放在集中的地方打印,这样便可以对文档的输出进行统一管理。如针对某个纸张文档选择复印方式,或者直接扫描成电子文档进行分发,不需要再单独拷贝,这些都带来了纸张的节省;而在耗材方面的节省更是显而易见的,这其实是大大控制了我们的办公支出。”

  谈到成本控制,王先生还表示:“对我们公司来说,Flow MFP设备还有一个很大的优点,便是延长了公司整个文印系统的生命周期。以前办公室配备的都是小型打印机,更新换代比较快,几年后相关型号和耗材在市场上就难觅踪影了,这样无形中额外增加了升级换代的成本。

  “我们选择惠普Flow MFP还有一个原因就是它的软件升级功能,惠普叫做‘聪明固件’。将来,我们可以通过这个聪明固件做到同步升级,让旧设备及时拥有新功能,就像我们升级手机系统一样简单。这样也就可以及时体验到惠普最新的文印技术了。而且,惠普还可以根据我们的需求,定制开发软件。”

  在惠普Flow MFP流程化文档管理方案的帮助下,南京弓箭玻璃有效地控制了整个文印系统的成本支出,预计仅今年全年的文印成本就可以节省20%左右。“这样的投资回报,是我的老板最愿意看到的。”王先生谈及于此,脸上禁不住露出了开心的笑容……

相关文章

关键词:惠普,Flow MFP,办公采购,案例,产品新闻

责任编辑:周钜翔

网警备案